O Procedimento Operacional Padrão (POP) é composto por um conjunto de instruções de passo-a-passo, que são organizados por uma empresa ou organização para ajudar os trabalhadores a executarem tarefas rotineiras complexas.
O Que é Procedimento Operacional Padrão
Geralmente, o Procedimento Operacional Padrão é caraterizado por um documento que oferece direções e instruções claras que mostram como concluir certos processos. A diferença do POP é que ele costuma ser mais completo e ter o envolvimento de mais autores do que um documento simples de procedimentos.
Outro detalhe é que ele oferece uma explicação mais completa do que precisa acontecer para o processo ser executado da maneira planejada. Isso porque um documento de procedimento normal geralmente só explica que a empresa precisa ir do ponto A até o ponto B.
Enquanto isso, um POP vai descrever exatamente todas as ações que precisam ser feitas para que a organização atinja o ponto B.
Por Que o POP é Importante?
O primeiro benefício de se ter um Procedimento Operacional Padrão é o mais óbvio deles: sistematizar os processos. Com isso, você pode ter todos os membros de equipe e stakeholders na mesma página – trabalhando de uma maneira coesa.
Empresas e organizações que não possuem um POP deixam o seu sucesso à mercê da sorte. Afinal, esse é o documento que garante que as melhores práticas serão seguidas em todos os processos.
Além disso, um POP é importante para permitir que todos os funcionários de um time estejam alinhados entre si e com outras equipes.
No final das contas, o Procedimento Operacional Padrão acaba servindo como um norte, um referencial de ideal que a sua equipe buscará alcançar na execução dos seus projetos. Isso aumenta as chances deles serem bem-sucedidos em qualquer situação, enquanto diminui a possibilidade de você encontrar obstáculos no caminho.
Tipos de Procedimento Operacional Padrão
Existem três tipos principais de POP, e eles são definidos pelo formato em que são apresentados aos seus companheiros de equipe. Temos, portanto, a opção Passo-a-passo, a alternativa Hierárquica e a versão em Fluxograma.
Vamos explicar um pouquinho mais sobre as particularidades de cada um deles a seguir:
POP Passo-a-passo
O Procedimento Operacional Padrão Passo-a-passo é a opção mais simples, normalmente só incluindo uma lista numerada das etapas que precisam ser executadas para se completar um processo.
Especialistas recomendam que você só use este método quando o processo em questão é simples e direto. Melhor ainda se ele puder ser completado sem chances de falhar.
Esse tipo de POP pode ser usado para procedimentos de login digital, instruções de configuração e limpeza, e instruções de segurança no uso de equipamentos – entre outras coisas.
POP Hierárquico
Enquanto isso, o POP Hierárquico é bem mais detalhado na forma de descrever como completar cada passo do processo. Além de você descrever os passos 1, 2 e 3 (e assim por diante), também é necessário incluir sub-etapas (1a, 1b, etc.).
Esse formato é mais adequado para tarefas mais complexas, que precisam de maior contexto ou de verificações mais detalhadas antes de se completar cada etapa.
POP Fluxograma
Para completar, finalmente chegamos no tipo de POP mais complexo de todos. Trata-se do Procedimento Operacional Padrão em estilo de fluxograma, que é o mais indicado para se usar em situações que tenham múltiplos resultados possíveis.
Geralmente, quando for criar um fluxograma, você precisa levar em conta a maneira como o passo anterior vai afetar como a sua equipe precisa lidar com os próximos passos.
Você verá que, em múltiplas situações, será necessário que quem está seguindo o POP decida como vai prosseguir. Com isso, existem certos caminhos no fluxograma que simplesmente não vão servir dependendo do contexto em que está sendo executada a tarefa.
Acima você pode conferir um exemplo de fluxograma de processo de aprovação de férias. Nesse caso, há duas bifurcações no caminho, mas que ainda assim levam a apenas dois resultados possíveis: ter as férias aprovadas ou reprovadas.
Como Criar um Procedimento Operacional Padrão
Antes de tudo, não se esqueça de definir quem vai criar o POP e para qual cargo ou setor ele será direcionado. Também defina uma pessoa especializada nessa área para revisar o POP e a pessoa que precisará aprovar o documento antes dele entrar em vigor.
Além disso, é fundamental ter uma data definida para o plano ser implementado e determinar situações onde será necessário revisar o procedimento ou até mesmo descontinuá-lo.
A partir daí, tenha sempre em mente o resultado final que você quer alcançar. Isso vai ajudar você a ter mais foco e evitar incluir instruções que vão mais atrapalhar do que ajudar no processo.
Depois disso, é hora de escolher o formato que será utilizado: Passo-a-passo, Hierárquico ou Fluxograma. Colete as informações que você precisa para criar o documento – é essencial que a sua equipe participe do processo de criação e dê sua opinião sobre o que é importante colocar lá.
Outro detalhe importante é identificar quem será o público-alvo desse POP. Pense se essas pessoas possuem conhecimento prévio, se elas conhecem bem o seu idioma e se são funcionários novos ou mais antigos.
Depois, disso, o que sobra apenas é escrever o POP e revisá-lo para então colocá-lo em prática. Se for possível, teste para ver se você consegue realizar o procedimento apenas com as dicas ali contidas.
