Não faz muito tempo que os celulares eram utilizados somente para fazer simples ligações telefônicas. Os e-mails também tinham limitações, pois ao descarregar as mensagens do servidor, não era possível acessá-las em outros dispositivos. Mas os tempos mudaram, e o avanço da tecnologia trouxe novas facilidades, como o protocolo IMAP.
O que é protocolo IMAP?
Vamos partir pela definição: IMAP — Internet Message Access Protocol — é um meio de acesso entre o servidor de e-mails e o software cliente. Essa comunicação é feita por meio do protocolo TCP/IP.
Por padrão, o protocolo IMAP utiliza a porta 143 na transferência simples de mensagens ou 993 em conexões criptografadas via SSL. A utilização dessa porta é recomendada para evitar o alto volume de mensagens de spam.
Uma das principais características do protocolo é manter as mensagens no servidor, ou seja, ao acessá-la por meio do software cliente, os e-mails descarregados não são apagados. Além disso, todas as mensagens são controladas por flags. Dessa maneira, há um eficiente controle de status, que permanece o mesmo em todos os dispositivos que acessarem a conta. Assim, elas podem ter os seguintes status:
- seen: mensagem lida;
- answered: e-mail respondido;
- flagged: mensagem marcada para acompanhamento;
- deleted: e-mail marcado para remoção;
- draft: armazenada na pasta de rascunhos;
- recent: mensagem recebida recentemente.
Outra característica do protocolo é permitir a criação de lista branca e negra na pasta de spam. Esse é um recurso muito importante, pois contribui para o aumento da segurança no e-mail, já que possibilita tanto o bloqueio de remetentes indesejados, quanto a liberação de e-mails que são enviados indevidamente à pasta de spam. Portanto, facilita a criação de políticas de segurança no correio eletrônico.
Qual é a diferença entre IMAP e POP3?
Os dois protocolos possuem algumas semelhanças, já que os dois têm a função de recuperar as mensagens no servidor e disponibilizá-las para leitura no software cliente. No entanto, as semelhanças não vão muito além disso.
POP3
O protocolo POP3 descarrega as mensagens do servidor apenas no primeiro dispositivo que fez a solicitação. Por exemplo, se você acessa o seu e-mail por um computador de mesa e por um notebook, elas serão descarregadas apenas em um deles, o que fizer a solicitação primeiro. Assim, a outra máquina não terá acesso a esses e-mails.
Apesar de possuir o recurso de manter cópias das mensagens no servidor, essa funcionalidade não é recomendada, já que isso não faz com que alterações feitas nesses e-mails sejam refletidas no servidor. Ou seja, depois de descarregar uma mensagem, qualquer ação, como respondê-la, encaminhá-la ou excluí-la, não será atualizada no servidor, já que você estará manipulando-a localmente.
Como no POP3 as mensagens são descarregadas no software cliente, é extremamente importante manter o backup atualizado da máquina. Esse procedimento não pode ser negligenciado, pois caso haja algum problema, não há como recuperar os e-mails perdidos, uma vez que todos são excluídos da origem.
IMAP
Já o IMAP possui recursos mais avançados. O protocolo faz a sincronização das mensagens em qualquer dispositivo que se conecte ao servidor. Desse modo, é possível acessar a caixa postal tanto pelo celular quanto pelo notebook. Ele permite trabalhar com o correio eletrônico em diferentes modos: offline, online e desconectado.
Além disso, inclui operações para criar, deletar e renomear pastas para armazenar mensagens, que também podem ser movidas entre elas. Por permitir o acesso por vários dispositivos, todos os clientes de e-mail acessam o mesmo conteúdo em todas as pastas que foram criadas na conta.
É importante ressaltar que, ao acessar as contas de e-mail por um software cliente, as mensagens são armazenadas em cache na máquina local, o que permite visualizá-las no modo offline ou desconectado. No entanto, as alterações feitas nesse momento não são refletidas no servidor, ou seja, para excluí-las ou alterá-las, é preciso sempre estar online.
Qual é a melhor maneira de usar o IMAP nas empresas?
Nas empresas, o IMAP é recomendado às pessoas que têm funções gerenciais ou que precisam acessar o correio eletrônico fora da companhia. Por exemplo, funcionários que precisam se deslocar até empresas de clientes e necessitam acessar seus e-mails corporativos, já que muitas vezes esse acesso é feito pelo celular.
Outro modo de usar o IMAP nas empresas é com a finalidade de compartilhar contas. Por exemplo, um e-mail genérico como o SAC — Serviço de Atendimento ao Cliente — no qual diversos funcionários acessam a conta para responder às solicitações de clientes. Nesse caso, o protocolo contribui com a eficiência no atendimento, já que muitas pessoas podem acessar a conta simultaneamente.
Quais as vantagens em sua utilização?
Optar pela utilização do IMAP pode proporcionar vários benefícios à empresa.
Configuração de pastas públicas ou privadas
Com o protocolo IMAP é possível configurar pastas públicas ou privadas. Desse modo, ao configurar uma pasta como privada, ela fica visível apenas a um usuário, que é o proprietário da conta e da pasta. Já as pastas públicas podem ser acessadas por diversos usuários. Um exemplo de uso seria o compartilhamento de uma pasta sobre andamento de um projeto por todos os integrantes de uma equipe.
Otimização de tempo
O protocolo possui funcionalidades que ajudam a otimizar o tempo, como a possibilidade de gerenciamento de múltiplas caixas postais. Outro recurso é o de filtragem das mensagens, pois elas podem facilmente ser encontradas, mesmo se estiverem armazenadas nas pastas.
Facilidade de acesso
Conforme dito anteriormente, o protocolo permite que a caixa postal seja acessada por diversos dispositivos, como computadores de mesa, notebook, smartphones etc. Além disso, também é possível se conectar diretamente no servidor sem necessidade de descarregar as mensagens no cliente.
Outra facilidade é que não é necessário agendar sincronização para verificar se há novas mensagens no servidor, pois a atualização é automática. Dessa maneira, qualquer novo e-mail que chegar é disponibilizado imediatamente a todos os softwares clientes que estiverem conectados.
Economia de banda
Ao conectar ao servidor para acessar as mensagens, é possível economizar banda ao baixar somente os cabeçalhos, que contêm as informações: De, Para e Assunto. Dessa maneira, o conteúdo do e-mail e eventuais anexos só serão baixados ao abri-lo no software cliente.
Enfim, o protocolo IMAP surgiu para adicionar facilidades que não eram possíveis com o POP3, como acessar a caixa postal por diversos dispositivos, criar e excluir pastas e muito mais. Além disso, a tecnologia proporciona inúmeros benefícios às empresas, como otimização do tempo, facilidade de acesso, entre outros.
