O que é e-mail corporativo e qual sua importância?
O e-mail corporativo é um importante instrumento de comunicação entre o público interno e externo, que traz para o seu negócio algumas características imprescindíveis, pois confere maior profissionalismo, segurança e controle. Isto é, elimina a imagem de uma atividade amadora e desprotegida.
Ao utilizá-lo você imprime a identidade da marca, ou seja, o domínio da empresa e não o de intermediários como Yahoo, Google, Outlook, etc. — essa é uma das diferenças primordiais em comparação ao e-mail pessoal.
A representatividade empresarial é a marca poderosa desse recurso e, portanto, a sua utilização deve ser restrita, já que também estamos falando de um documento legal.
Para mais esclarecimentos sobre o assunto, destacaremos no post de hoje a importância e os cuidados que devem ser tomados com a utilização do e-mail corporativo.
Como ele funciona?
Diferentemente do e-mail comum, o corporativo também faz parte de uma estratégia de proteção de dados, pois, o risco de ataques e vazamentos indevidos de conteúdo é significativo no meio digital. Embora nem todos saibam, os termos de uso das intermediadoras deixam clara a possibilidade de divulgação das informações coletadas.
Para fins publicitários, por exemplo, o serviço fornecido pelo Gmail pode ir além das trocas de mensagens entre as partes interessadas. Ou seja, medida nada segura para uma atividade empresarial. Por isso, contar com o auxílio de um gerenciador é a melhor forma de garantir sigilo e reputação da marca dentro ou fora do local de trabalho a partir do e-mail da empresa.
Quais são os benefícios de um e-mail corporativo?
Alguns empreendedores ainda não sabem o que é e-mail corporativo, por isso é comum encontrarmos endereços do tipo contato.nomedaempresa@gmail.com em vez de contato@nomedaempresa.com.
Resumindo, a aquisição de domínios empresariais e, principalmente, a contratação de um serviço para suportar a comunicação interna e externa trazem uma série de benefícios para o negócio. Confira quais são eles:
CREDIBILIDADE E PROFISSIONALISMO
Usar contas pessoais de e-mail para lidar com clientes, parceiros e fornecedores cria uma imagem inevitável de amadorismo. É um detalhe da operação da empresa, mas que reflete na forma como o público enxerga a credibilidade da marca e os colaboradores apostam no negócio.
Além disso, contas sem um domínio próprio correm mais risco de serem ignoradas pelos seus destinatários, com medo de crimes virtuais ou até porque são direcionadas automaticamente para a caixa de spam.
MONITORAMENTO DE DADOS
Serviços que oferecem e-mail corporativo permitem a implementação de sistemas que monitoram o fluxo de informações na comunicação interna. Quando respeitadas as determinações de privacidade, esse tipo de recurso permite que o gestor da TI identifique o mau uso de dados sensíveis e veja possíveis brechas de segurança — quando, por exemplo, um dos funcionários acessa um anexo malicioso.
GERENCIAMENTO DE DADOS
Além de monitorar as contas de e-mail gerenciadas pela TI, um serviço de e-mail corporativo oferece também a viabilidade de históricos e backups dessas mensagens, armazenados em um servidor único.
Com isso, nenhum arquivo se perde e as informações digitais ficam seguras. Caso seja identificada qualquer anomalia que tenha ferido termos de uso ou as determinações de compliance da empresa, as evidências podem ser verificadas em segundos através de uma simples pesquisa comparativa entre mensagens enviadas.
PRODUTIVIDADE
Essa gestão da comunicação também ajuda os diretores da empresa a controlarem e otimizarem a produtividade de todos os funcionários. O fluxo de informações trocadas por e-mail pode indicar processos e tarefas que poderiam ser feitos de forma mais otimizada, além de identificar problemas com rendimento e desinformação causados na interação entre departamentos.
AGILIDADE NA COMUNICAÇÃO
Outro ponto importante da produtividade de um e-mail corporativo é conseguir colocar todas as contas da empresa sob um único guarda-chuva — compartilhando a estrutura de servidores e o sistema de gerenciamento.
Dessa forma, fica mais fácil criar grupos e disseminar o conteúdo entre os próprios funcionários e o público engajado. O controle de remetentes e destinatários é simplificado e qualquer questão que surja na operação ou no atendimento pode ser resolvida mais rápido do que em qualquer outro meio de comunicação.
Quais são os cuidados que a empresa precisa ter?
A empresa é a proprietária legal do e-mail corporativo, portanto, o seu uso deve ser direcionado estritamente para as atividades profissionais. Afinal, trata-se de uma ferramenta de trabalho.
Apesar disso, o empregador precisa atentar para os critérios estabelecidos pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST), visto que há limites para esse tipo de fiscalização. Nesse caso, é importante criar um regulamento interno, a fim de estabelecer os termos de usabilidade. Deixe os colaboradores cientes da prática e, se possível, colete assinaturas como forma de confirmação da mensagem transmitida.
Como garantir as vantagens de um e-mail corporativo em uma plataforma confiável?
Com todas essas informações bem explicadas, fica difícil imaginar que seja possível garantir segurança, privacidade, confiabilidade e produtividade mantendo toda essa estrutura por conta própria. O modelo é possível, com a aquisição de um domínio gerido internamente, mas a prática mais aconselhável é a contratação de uma parceria tecnológica.
O uso de cloud computing para gerenciamento de contas de e-mail corporativo é uma solução incrível que oferece otimização, automação e apoio ao compliance sem que essas rotinas sobrecarreguem a equipe de TI.
Esse é um serviço que oferece o desempenho necessário para uma comunicação rápida e a disponibilidade para troca de mensagens a qualquer hora, de qualquer lugar. Ele ainda possui ferramentas de backup e históricos para a conferência e comparação entre informações em busca de brechas de segurança.
Ter o fornecimento dessa estrutura e contar ainda com o suporte especializado da parceira para lidar com a comunicação da empresa é um grande motivador que libera o seu time para assumir uma posição mais estratégica dentro da empresa — que se preocupa menos com fazer a tecnologia funcionar e mais com a forma como ela pode ser usada para levar o negócio a um novo patamar.
