Quando publicamos um blog e começamos a escrever sobre o conteúdo que conhecemos nós nunca imaginamos que um dia ele pode crescer ao ponto de ter vários autores escrevendo para ele. Gerenciar vários autores em um blog WordPress pode ser mais difícil do que parece.
Por isso, é importante que você tenha um excelente Fluxo de Trabalho Editorial para melhorar o gerenciamento de posts, autores, revisão e edição do seu conteúdo.
Primeiro, vamos entender o que é um Fluxo Editorial e como ele pode ajudar você a gerenciar conteúdos com mais qualidade de trabalho.
O que é um Fluxo de Trabalho Editorial
Um fluxo de trabalho editorial é o processo que sua equipe de marketing de conteúdo ou você pode usar para desenvolver conteúdo, desde estratégia e idealização até publicação e distribuição.
É o seu sistema confiável para gerenciar essas ideias conforme elas são desenvolvidas, descrevendo o papel que a tecnologia desempenha em seu processo e acompanhando as tarefas e responsabilidades de todos ao longo do caminho.
Ao contrário da sua estratégia de marketing de conteúdo, documentar esse fluxo de trabalho editorial não é uma etapa necessária.
Seu fluxo de trabalho editorial é simplesmente o processo que sua equipe concorda em usar para alimentar um projeto de conteúdo (como publicação de artigos) desde sua concepção até sua forma final e colocá-lo na frente do público.
Como o Fluxo de Trabalho Editorial pode Melhorar o Gerenciamento de Conteúdo
Com um Fluxo de Trabalho Editorial você pode gerenciar o fluxo da criação de conteúdo até a sua publicação.
Um bom exemplo disso são os status que vem por padrão no WordPress:
Claro, se você já usa o WordPress, com certeza já conhece esses status.
Os status do WordPress são: Publicado, Revisão Pendente e Rascunho.
Temos também o status Agendado, mas você não pode escolhê-lo, apenas defini-lo selecionando uma data futura.
Como podemos ver, por padrão WordPress adiciona um Fluxo de Trabalho Editorial simples.
Claramente, esses status podem não ser suficiente quando você tem vários artigos e mais de um autor para gerenciar em seu blog.
Processo do Fluxo Editorial de Status
Vamos entender o processo de cada status aqui no Canal WP:
Ideias: Sugestão de conteúdo. Todo conteúdo que passará pelo processo de produção, edição e revisão começa aqui. Nesse status nós encontramos os artigos que deverão ser escritos por mim ou outros autores do blog. Excelente para manter o controle das suas ideias e do que você deseja escrever futuramente.
Progresso – nome do autor: Conteúdo atribuído para o autor ou selecionado em Ideias. Quando o autor está trabalhando em seu artigo ele deve alterar o status do post para Progresso. Cada autor deve ter no máximo 3 artigos em progresso. Assim conseguimos evitar o excesso de trabalho em vários tópicos.
Revisão Pendente: Artigos pendentes de revisão pelos nossos revisores. Aqui ficam os artigos que estavam no status “Progresso” e foram finalizados pelos autores. Estes artigos ficam no aguardo de nossos revisores iniciarem o processo de revisão do texto e conteúdo. Se não houver necessidade de Edição, os artigos serão Agendados. Se houver necessidade de edição, os artigos são enviados para “Revisão Final“.
Revisão Final: Artigos pendentes de edição pelos nossos editores. Nessa seção ficam os artigos que estavam no status “Revisão Pendente” e já foram revisados com notas para edição se necessário. Cabe aos editores finalizarem a edição necessária e enviar o artigo novamente para “Revisão Pendente“.
Rejeitado: artigos que foram rejeitados pelo revisor. Quando o trabalho está claramente incompleto ou precisa de mais conteúdo, ele é enviado para esse status. Esses artigos nem passam pelo processo de revisão ou edição completa. Simplesmente notificamos o autor do artigo para acrescentar informações mais valiosas. O autor deve adicionar o artigo rejeitado em seu status “Progresso” quando possível.
Desatualizado: Conteúdo que precisa de pequenas alterações ou ser reescrito. Quando você tem centenas de posts em seu blog e precisa manter o controle do conteúdo que precisa ser atualizado, ter um status como esse pode facilitar seu trabalho de rastrear esse conteúdo para futuras alterações.
Redirecionado: Conteúdo que foi reescrito e colocado em outro endereço, que não está mais publicado ou está sendo editado para atualização. Excelente para manter o controle daquele conteúdo que não está mais apontando para o endereço padrão.
O Fluxo Editorial Vai Além dos Status
Essa foi só uma demonstração para você entender melhor como funciona o processo de um Fluxo de Trabalho Editorial em um blog usando status.
Mas para que esse fluxo realmente funcione você vai precisar de ferramentas que façam a ligação entre esses status e a comunicação da sua equipe.
E é isso que vamos aprender hoje. Vamos começar!?
Instale o Plugin PublishPress
Siga até o seu painel WordPress e clique em Plugins > Adicionar Novo.
Pesquise por PublishPress Content Calendar and Notifications, depois instale e ative o plugin.
Também pode visitar o site do PublishPress.
Configurando o PublishPress
Agora que você já instalou e ativou o plugin, você deve ser capaz de ver o menu de configurações do PublishPress em seu painel WordPress:
Primeiro vamos editar as configurações para selecionarmos as ferramentas e opções que desejamos usar.
Lembre-se que as configurações que estamos exibindo aqui são as que usamos no Canal WP, você pode ter necessidades diferentes.
Configurações – Aba Geral
Vá em Configurações > Aba Geral, para definirmos nossas configurações:
Visão Geral do Conteúdo
Aqui você pode selecionar os Tipos de Post que terão acesso a todas as ferramentas que você vai selecionar mais na frente, como os status, por exemplo.
Se você tiver Tipos de Post Personalizados como Livros, Clientes, Produtos e Portfólio, eles devem aparecer aqui nessa seção.
Você tem que decidir se precisa aplicar um Fluxo de Trabalho Editorial nesses Tipos de Post Personalizados. Normalmente, não precisa.
No Canal WP aplicamos as ferramentas apenas aos nossos posts.
Notificações
Mostrar os Links “Me Avise”
Vai exibir uma opção na listagem de posts “Me Avise” que permite o usuário ativar as notificações.
Aqui você deve escolher quais tipos de post você quer que tenha essa opção ativa.
Essa opção também exibirá uma caixa na barra lateral dos posts quando você estiver editando:
Ela permite que você adicione Funções, Usuários ou Emails que devem receber notificações para aquele post em especifico.
Excelente para evitar o envio de notificações para usuários que não tem relação com aquele tipo de conteúdo.
Essa opção também estará disponível para outras funções como autores, editores e revisores. (isso pode ser um problema)
Para evitar que uma função especifica (autor, editor, revisor..) tenha acesso a essa opção na edição de posts você vai precisar instalar outro plugin:
Esse plugin permite que você altere as permissões de cada tipo de função no seu website, incluindo as permissões para o PublishPress.
Esse plugin também é mantido pela própria PublishPress, então você pode ter certeza que a compatibilidade entre os dois plugins vai funcionar perfeitamente.
Com o plugin Capability Manager Enhanced instalado e ativado, em seu painel WordPress vá em Usuários > Capabilities:
Na próxima tela, Selecione a Função (no nosso caso, autor) que deseja editar e pressione “LOAD”:
Agora você pode ver todas as Permissões que a função Autor tem acesso em seu site.
Você deve Desmarcar a seguinte opção para remover o acesso as opções de notificação nos posts:
Depois de Desmarcar a caixa “Edit Post Subscription“, clique em “Save Changes” logo acima da página.
Lembrando que se você quer remover o acesso de outras funções além do Autor, você deve seguir o mesmo procedimento, apenas alterando a função desejada.
Após fazer isso, as Funções que você removeu a permissão “Edit Post Subscription” não terão mais acesso aquela opção na edição dos posts.
Normalmente você vai querer deixar essa Permissão ativa para as Funções de Administrador, Editor e Revisor.
Email de:
Na primeira caixa insira o nome do seu site ou o seu nome. (permite a identificação do email de quem enviou)
Na segunda caixa insira o email que enviará as notificações.
Pode ser seu email administrativo (registado no seu WordPress) ou um email personalizado especifico para isso como notificacoes@seudominio.com.
Sempre Notificar Autor
Se você sempre quer que o autor do conteúdo seja notificado quando alterações e notas editoriais forem adicionadas, selecione essa opção.
Sempre Notificar Usuários
Se você quer que todo usuário que editou e teve acesso aquele post receba notificações, selecione essa opção.
O ideal é deixar essa caixa desmarcada para evitar excesso de notificações para todos os usuários.
E escolher individualmente em cada post quem deve ser notificado além do autor.
Mas depende totalmente das necessidades do seu conteúdo, e cabe a você decidir.
BlackList Taxonomies
Adicione o SLUG das Taxonomias que deseja remover das notificações. Taxonomias são suas Categorias e Tags.
Para obter o slug de uma categoria ou etiqueta (tag) especifica, visite a página de edição da mesma:
Lembre-se de adicionar os Hifens (-) caso existam. Se adicionar mais de uma separe por vírgulas:
sem-categoria, tutorial-wordpress, plugins-wordpress
Fluxos de Trabalho de Notificação
Canais de Notificação Padrão
Escolha os Canais que as notificações devem ser enviadas.
Por padrão o plugin oferece apenas o Email como opção.
Existe uma extensão premium que permite adicionar o Slack, por exemplo.
Cada usuário pode definir suas preferências em seu perfil de usuário.
Painel de Controle
Essas três opções vão aparecer em Painel > Inicio em forma de Widgets:
Widget de Status do Post
Página que você visita quando acessa o administrativo do seu site em https://www.seusite.com/admin.
Minhas Notificações de Conteúdo
Quando você marcar a opção “Me Avise” na listagem de posts:
Você vai ver uma nova Widget quando acessar o Administrativo do seu site:
Bloco de Notas
Adiciona uma Widget de bloco de notas em seu Administrativo que você pode guardar informações importantes:
Comentários Editoriais
Escolha em quais tipos de post a opção de Comentários Editoriais deve aparecer.
Quando você escolhe o tipo de post (posts, páginas, portfólio e etc..) que deve exibir os Comentários Editoriais, essa opção aparece no final da página de edição do post.
Todos as Funções (administrador, autor, editor) que tiverem acesso a esse post podem adicionar um comentário ou resposta, facilitando a edição e revisão do conteúdo.
Recursos Ativados
Defina os recursos que você quer utilizar para otimizar o Fluxo de Trabalho Editorial do seu site WordPress:
Evite escolher todas as opções, a não ser que seja absolutamente necessário.
Pense no que sua equipe realmente precisa para melhorar o Fluxo de Trabalho Editorial e escolha as ferramentas certas para alcançar esse objetivo.
Calendário
Adiciona um calendário em PublishPress > Calendário.
Usando o Calendário, você pode ver facilmente como o conteúdo é planejado e quando foi publicado. Você também pode arrastar e soltar conteúdo para uma nova data de publicação.
O calendário fornece uma visão geral muito poderosa de sua programação de publicação.
Os ícones e cores são definidos pelos status (rascunho, revisão pendente, progresso e etc..) dos posts.
Para modifica-los basta editar os status em PublishPress > Configurações > Aba Status.
Metadados
Os metadados permitem acompanhar os requisitos importantes do seu conteúdo.
Esse recurso permite criar campos e armazenar informações sobre itens de conteúdo.
Excelente para facilitar o trabalho de desenvolvimento do seu conteúdo com informações importantes dentro da edição do Tipo de Post.
Você pode adicionar quantos metadados desejar e tem os seguintes tipos de metadados disponíveis para utilizar:
Visão Geral do Conteúdo
A Visão geral do conteúdo é complementar à tela Calendário.
Enquanto o Calendário permite que você veja o conteúdo organizado por datas, a Visão geral do conteúdo permite que você faça uma busca detalhada e veja o conteúdo organizado por status, categorias ou usuários.
No canto superior direito, há um botão “Imprimir”. Clique neste link para obter uma visão geral imprimível de todo o conteúdo planejado:
Status
Esse recurso permite criar status de postagem personalizados, como “Em progresso” ou “Atribuído”.
Você pode definir status para corresponder aos estágios do fluxo de trabalho de publicação da sua equipe.
Como falamos no inicio dessa publicação, o WordPress fornece um conjunto muito limitado de opções de status: “Rascunho” e “Revisão pendente”.
Notificações
Ativa o link “Me Avise” na listagem de posts e no calendário do PublishPress:
Fluxo de Trabalho de Notificação
Permite criar notificações personalizadas para notificar sua equipe quando certas ações e tarefas são realizadas:
Na página de edição da notificação você tem as seguintes opções de filtros para criar suas notificações personalizadas:
Notificações Assíncronas
Essa opção permite que o PublishPress decida qual a melhor hora para enviar as notificações.
Se você quer que as notificações sejam enviadas no momento em que a notificação for ativada, deixe essa opção desmarcada.
Registro de Notificações (log)
Essa opção funciona como um registro de todas as notificações que foram enviadas.
Assim você pode acompanhar caso algo dê errado.
Could not instantiate mail function – Significa que por alguma razão o seu servidor não está conseguindo utilizar a função de email. Para resolver esse problema você deve instalar um plugin de SMTP. Um excelente plugin para isso é o WP Mail SMTP. (o plugin tem uma documentação bem detalhada de como realizar as configurações)
Scheduled in the cron – O PublishPress conseguiu enviar o email sem problemas. Se mesmo assim você não recebeu a notificação no email do usuário tenha certeza de desmarcar a opção “Notificações Assíncronas” que explicamos mais acima.
Funções
Crie as funções necessárias para sua equipe gerenciar o Fluxo de Trabalho Editorial .
Deve se basear no seu processo natural de trabalho.
Não adicione funções desnecessárias para não confundir você ou sua equipe.
Grupo de Usuários
Você pode criar um grupo de usuários que devem ser notificados.
Por exemplo, se você quer que todos seus editores sejam notificados crie um grupo de nome “Grupo de Editores” e adicione todos os editores que fazem parte desse grupo.
Dessa forma você não precisa selecionar um por um.
Painel de Controle
Ativa as Widgets do PublishPress em Painel > Inicio.
Comentários Editoriais
Ativa os Comentários Editoriais nos Tipos de Post que você escolheu:
Configurações – Aba Calendário
Tipos de post a exibir
Tipos de post (posts, páginas, portfolios, livros) que você quer ter acesso através do calendário.
Assinatura Google Agenda
Permite que você Sincronize os Tipos de Post com o Google Agenda e iCal para receber notificações por esses aplicativos.
Display Posts Publish Time
Exibe a data de publicação dos posts dentro do calendário.
Posts Publish Time Format
Defina o formato de hora que o calendário deve adotar.
Configurações – Aba Metadados
Opções
Escolha quais os tipos de post devem ter suporte aos metadados.
Os tipos de post que você selecionar aqui terão a caixa de metadados adicionada na sua edição de posts.
Adiconar Novo
Adicione um novo metadado que tenha as necessidades da sua produção de conteúdo.
Configurações – Aba Status
Opções
Escolha quais os tipos de post devem ter suporte aos status.
Os tipos de post que você selecionar aqui terão a caixa de status adicionada na Widget “Publicar”:
Adiconar Novo
Permite que você crie novos Status para otimizar o seu Fluxo de Trabalho Editorial.
Lembre-se de definir as cores e os ícones corretamente, pois eles irão aparecer lá no seu calendário.
O que ajuda a identificar o status do post no calendário com facilidade.
PublishPress Extensões (addons)
Vamos conhecer as extensões Premium do PublishPress que podem trazer mais personalização e ferramentas extremamente poderosas para gerenciar o Fluxo de Trabalho Editorial da sua equipe.
PublishPress Revisions
Agende Revisões
PublishPress Revisions permite agendar revisões do WordPress a serem publicadas no futuro.
Ao editar uma postagem publicada, tudo o que você precisa fazer é selecionar uma data futura.
Suas alterações serão publicadas no horário especificado.
Controle Permissões de Revisão
Permite controlar quais usuários podem enviar revisões às postagens publicadas.
Você pode usar uma nova função “Revisor” criada por PublishPress Revisions ou personalizar as funções existentes do WordPress.
Envie revisões para Posts Publicados
As revisões PublishPress suportam solicitações de mudança para postagens publicadas.
Os remetentes de revisões trabalham com seu conteúdo no editor normal do WordPress, mas as alterações são armazenadas como uma “revisão pendente” em vez de serem publicadas imediatamente.
Esse fluxo de trabalho de moderação é imposto a usuários de nível inferior, mas editores e administradores também podem optar por participar.
Veja e Compare Revisões
As revisões pendentes e agendadas podem incluir alterações para publicar conteúdo, categorias, tags, imagem em destaque, pai da página e outros parâmetros.
Cada uma dessas alterações pode ser revisada na interface familiar ‘Comparador de Revisões’.
Gerencie e Modere Revisões
As revisões do PublishPress permitem aprovar ou negar alterações no conteúdo, nas categorias, nas tags ou na imagem em destaque de uma publicação.
A tela Fila de revisão pesquisável pode ser explorada por critérios de filtro sobrepostos: Autor de revisão, Status, Tipo de publicação, Publicação publicada ou Autor de publicação.
Email de Notificações de Revisões
Os administradores e editores são notificados por email quando uma nova revisão é enviada. Eles podem fazer login para visualizar, comparar e aprovar as alterações.
As revisões PublishPress também podem enviar e-mails para aprovação e publicação de revisão. A tela de configurações permite desativar as notificações indesejadas.
PublishPress PressPermit
Controle Quem Pode ver seu Conteúdo
PressPermit permite que você personalize as permissões de exibição para todo o seu conteúdo.
Abra qualquer publicação, página ou tipo de publicação personalizada e você poderá decidir quais funções, grupos ou usuários podem visualizar esse conteúdo.
Crie Grupos Personalizado de Usuários
PressPermit permite que você crie seus próprios grupos de usuários. Existem ideais para controlar as permissões de usuário em um nível muito detalhado.
Imagine que você deseja escolher alguns usuários para acessar uma publicação. Em vez de criar uma nova função de usuário e aplicar permissões, você pode facilmente adicionar esses usuários a um grupo.
Controle Quem Pode Editar seu Conteúdo
O PressPermit permite personalizar as permissões de edição para todo o seu conteúdo.
Abra qualquer publicação, página, categoria, etiqueta ou tipo de publicação personalizada e você poderá decidir quais funções, grupos ou usuários podem editar esse conteúdo.
Controle Quem Pode Criar seu Conteúdo
O PressPermit permite personalizar as permissões de criação para todo o seu conteúdo.
Você pode decidir quem pode criar conteúdo para qualquer publicação, página, categoria, tag ou tipo de publicação personalizada.
Gerencie Acesso a Biblioteca de Mídia
O PressPremit oferece controle detalhado sobre o acesso à mídia no seu site WordPress.
Você pode impedir que as pessoas acessem arquivos se elas não tiverem acesso a uma postagem ou página que use esse arquivo.
Você decide quem pode editar os arquivos na sua biblioteca de mídia.
Controle a Omissão do Conteúdo
Este PressPermit permite controlar quem pode ver seus teasers (resumo de um conteúdo restrito).
Isso é perfeito para disponibilizar ao público pequenos trechos de seu conteúdo. Você pode escolher mostrar mensagens personalizadas para qualquer usuário não registrado que tentar ler além do teaser.
Sincronize Conteúdo de Usuários
Esse recurso do PressPermit permite criar automaticamente conteúdo para seus usuários.
Por exemplo, você pode sincronizar os membros da sua equipe com o Pages. Isso permitiria que sua equipe tenha sua própria página para editar e atualizar.
Crie Fluxo Editorial de Status Personalizados
O WordPress fornece algumas opções básicas de status, incluindo “Rascunho” e “Publicado”. O PressPermit permite projetar um fluxo de trabalho muito mais avançado.
Cada status que você cria pode ter permissões próprias exclusivas. Isso significa que diferentes usuários podem ter acesso a diferentes status.
Crie Fluxo Editorial de Status Privados
Com PressPermit você pode criar opções de visibilidade para as opções.
Um exeplo seria o Status “Premium” para membros pagantes e “Equipe” para as pessoas que administram seu site.
PublishPress Multiple Authors
Multiple Authors permite adicionar muitos autores a uma postagem do WordPress.
Adicione Todos os Autores
Com Multiple Authors, você pode definir vários autores para cada postagem e exibir suas informações no seu site.
Ao escrever uma postagem, você verá uma caixa na barra lateral direita. Aqui você pode escolher entre todos os usuários do seu site e atribuí-los como autores.
Exiba o Perfil dos Autores
Multiple Authors oferece várias opções diferentes para exibir a caixa dos autores:
- Substituindo a tela do autor padrão.
- Na parte inferior do seu conteúdo.
- Em um widget.
- Usando códigos de acesso.
- Usando filtros e ações em seus arquivos.
Adicione Author Convidado
Você pode criar autores convidados que não precisam de uma conta em seu site. O PublishPress tratará os autores convidados de forma idêntica aos autores que são usuários vinculados.
Você poderá selecionar e exibir autores convidados exatamente da mesma maneira que para usuários registrados.
Campos Personalizados para Perfil de Autor
Permite criar campos personalizados e aprimorar seus perfis de autor.
Você pode adicionar campos de texto, WYSIWYG, link e endereço de email.
Em seguida, você pode colocar esses campos nos perfis de autor usando o layout personalizado.
Personalize o Layout
Permite criar layouts personalizados para seus perfis de autor.
Usando todas as informações do autor e campos personalizados, você pode criar belos layouts para seus autores.
PublishPress CheckList
As listas de verificação PublishPress são perfeitas para quem deseja criar uma experiência consistente com o conteúdo do WordPress.
Se você publicar muito conteúdo, pode ser difícil garantir que todas as postagens e páginas tenham os recursos necessários.
Usando as listas de verificação PublishPress, você pode definir tarefas que devem ser concluídas antes da publicação do conteúdo.
Cria sua Lista de Verificação
Ao lado de todas as postagens e páginas, os escritores veem uma caixa de lista de verificação, mostrando as tarefas que precisam concluir.
As tarefas podem ser recomendadas ou necessárias.
À medida que os escritores concluem cada item, o texto em vermelho muda automaticamente para verde.
Regras Personalizadas
Além das regras padrão, você também pode criar suas próprias regras.
Clique em “Adicionar item personalizado” para criar quantas regras desejar.
Configure
Cada item da lista de verificação pode ser configurado para atender às necessidades do seu site.
Você pode decidir se os itens são recomendados, necessários ou ignorados.
Você também pode definir valores máximos e mínimos.
Confirme
Se os escritores não preencherem todos os requisitos, eles verão uma mensagem pop-up informando o que precisam fazer.
